Cum folosim semnătura electronică profesională calificată pentru arhitecți

1 februarie 2021

Dacă în articolul anterior am arătat ce este semnătura electronică profesională pentru arhitecți și ce probleme rezolvă ea, acum este cazul să arătăm și cum vom obține aceste rezultate. Nu este deloc complicat, în esență cauciucul parafei este înlocuit de certificatul profesional, iar aplicarea parafei pe un document este echivalentă cu folosirea aplicației de semnare.

Merită însă mai întâi semnalate câteva avantaje ale semnăturii electronice față de cea olografă.

În primul rând, aceasta nu poate fi falsificată, la fel cum nu poate fi modificat ulterior documentul odată semnat. Furnizorul certificatului este obligat prin lege să aibă o asigurare profesională pentru daunele ce vi le-ar putea produce, mulți au chiar valori asigurate impresionante, expresie a încrederii în serviciul ce-l oferă și totodată posibil criteriu de selecție pentru dvs. Verificarea unei semnături este instantanee, vă recomandăm site-ul pus la dispoziție de Comisia Europeană în acest scop.

Controlul dvs. exclusiv asupra aplicării semnăturii este esențial. Pentru aceasta vor fi necesare întotdeauna două etape de autentificare înaintea aplicării semnăturii. Fie veți avea nevoie de un dispozitiv criptografic (asemănător unui stick de memorie USB) și o parolă, fie veți avea nevoie de o parolă și un al doilea cod dinamic, generat de o aplicație sau primit prin SMS în cazul unui certificat ”în cloud”. În oricare dintre variante, cu ocazia semnării se poate aplica și marca temporală, acțiune impusă de lege pentru documentele din domeniul construcțiilor, dacă aveți și acest serviciu activat. Majoritatea furnizorilor de certificate calificate includ gratuit și un număr lunar de marcări temporale – un alt criteriu de selecție pentru dvs.

Puteți semna orice tip de fișier pentru că o semnătură poate încapsula orice, putând fi și un container precum formatul ZIP. Spre deosebire de acesta însă nu este bine să semnați un pachet de documente pentru că nu le veți putea separa niciodată fără a distruge semnătura. Poate fi util pentru documentele de lucru, însă normele pun accentul pe documentele de tip PDF semnate intern dintr-un motiv simplu: toată lumea are aplicația gratuită Adobe Reader, iar aceasta oferă verificarea automată a semnăturii la deschiderea documentului.

Fișierele de lucru, formate tehnice sau PDF, stau și astăzi în servicii online precum Google Drive sau Microsoft OneDrive, chiar și Digi Storage dacă preferați un serviciu național. Au avantaje certe precum back-up automat și posibilitatea de a partaja fișierul cu ceilalți membri ai echipei. În viitor credem că vom migra către servicii mai inteligente care înțeleg natura documentului și fluxul său specific de lucru.

Acest tip de serviciu poate fi configurat să monitorizeze stadiul colectării semnăturilor profesionale necesare pentru un anume tip de proiect, să emită alerte și remindere. În mod sigur această abordare se va regăsi în viitoarea generație de aplicații de document management utilizate de acele autorități care primesc dosarele noastre, iar imposibilitatea de verificare automată, în lipsa semnăturii noastre profesionale electronice, va duce la întârzierea obținerii avizului sau autorizației.

Astfel de servicii online există deja în România, putem exemplifica cu DocuSign și  eSignAnyWhere dintre cele internaționale. Nu putem ignora însă multitudinea de servicii românești. Odată cu răspândirea semnăturilor electronice profesionale, OAR va identifica un furnizor cu servicii complete și prețuri rezonabile pe platfoma căruia va configura modele de fluxuri și reguli specifice activității noastre de coordonare a proiectului unei construcții, astfel încât să ofere membrilor săi un exemplu clar și concret al avantajelor specifice lucrului digital.

Vom prezenta în următorul articol descrierea procesului de obținere a unui certificat pentru semnătura electronică calificată profesională, menționând cele mai importante criterii pentru alegerea acestuia.

arh. Alexandru Găvozdea, președinte OAR

arh. Cristian Oprea, VP TI&C OAR

ing. Andrei Nicoară, expert consultant