Cum pot obține semnătura electronică profesională de care am nevoie?

1 februarie 2021

Deja putem solicita și obține o semnătură electronică calificată profesională pentru arhitecți. Instrumentul acesta ține loc, în mediul digital, combinației de parafă de arhitect/conductor arhitect și semnătură olografă.

Acest lucru este posibil datorită adoptării (și aprobării ulterioare prin lege) a OUG 140/2020, a aprobării normelor tehnice de aplicare prin Ordinul nr. 4134 / 3875 / 2020 și implementării de către OAR a unor mecanisme primare pentru asigurarea funcționării procesului în conformitate cu întreg cadrul normativ incident.

Dar cum fac, efectiv? De unde obțin „semnătura electronică calificată profesională”?

Pentru început, consult ofertele disponibile în piață. Semnături electronice calificate (spre deosebire de cele avansate sau simple) furnizează o serie de prestatori de servicii de încredere, autorizați să facă asta conform reglementărilor europene și naționale. Nu trebuie să mă limitez la furnizorii de servicii de încredere activi în România, pot accesa produse de acest tip de la orice furnizor din trust-list-ul european, pe care îl găsesc AICI.

Însă e cu siguranță mai confortabil să mă orientez spre furnizori din România, mai ales dacă nu sunt expert în instrumente digitale, identități electronice și specificații tehnice în mediul digital. Aceștia sunt AlfaTrust, DigiSign, Centrul de Calcul, Certsign, Firmaprofesional, Namirial, Trans Sped.

Din punct de vedere legal, oricare dintre acești furnizori respectă aceleași condiții, care îmi vor asigura minimul de conformitate pentru tranziția spre semnarea digitală a proiectelor de arhitectură, cu toate documentele accesorii aferente.

Odată cu contactul inițial, îmi exprim interesul pentru achiziționarea acestui serviciu (pe un an sau mai mult, în funcție de ofertă), respectiv o semnătură electronică calificată, al cărei certificat calificat va conține acele elemente specifice, stabilite de reglementările în vigoare, care să îl facă efectiv echivalentul digital al semnăturii olografei pe parafa de arhitect aplicată în original.

Primul pas pe care îl face furnizorul este să mă identifice pe baza actului de identitate (buletin, carte de identitate, pașaport, act de rezidență), corelarea fundamentală necesară fiind între nume & prenume, fotografie – persoană și cod numeric personal (sau echivalentul din actul de rezidență, pentru cetățeni străini).

În baza cererii mele, care trebuie să conțină consimțământul meu în acest sens, furnizorul este îndreptățit conform cadrului normativ să interogheze lista sigură pusă la dispoziție de OAR, pentru solicitant,  regăsind în respectiva listă:

• numele și prenumele;
• numărul TNA;
• calitatea profesională (titlul conferit prin diplomă, recunoscut la nivel european);
• titlul de calificare (deocamdată arhitect cu drept de semnătură – arh. DS sau conductor arhitect cu drept de semnătură – c. arh. DS);
• un cod secretizat care se poate valida doar prin corespondența corectă cu CNP-ul furnizat de mine la identificare.

Dacă toate aceste date sunt conforme cu cele furnizate de mine (cel puțin trebuie să furnizez nume & prenume și CNP), furnizorul are garanția unei informații sigure că eu sunt îndreptățit să primesc o semnătură electronică profesională de arhitect/conductor arhitect la acel moment – lista se actualizează ori de câte ori apar modificări în Tabloul Național al Arhitecților (TNA) care afectează lista deținătorilor de drept de semnătură activ, conferit de OAR.

În cazul în care un furnizor de servicii de încredere îmi solicită alte informații în legătură cu profesia (copie după diplomă, copie după certificat sau legitimație OAR etc.), acest lucru denotă fie o neînțelegere, fie o pregătire superficială a lucrătorului cu care interacționez. Ca și în multele situații profesionale, pot opta să-i prezint ce-mi solicită sau să ajut la corectarea solicitării neconforme. Nu este și cazul informațiilor legitime ce țin de identificarea persoanelor, la care sunt îndreptățiți. Dar cele profesionale trebuie și pot fi verificate direct și chiar automat de către furnizorul de servicii.

În funcție de opțiunea mea, aș putea să solicit un singur certificat cu multiple titluri de calificare, dacă le dețin: arhitect cu DS, verificator de proiecte, specialist RUR, specialist MC etc. Trebuie doar să fiu conștient că modificarea oricărui atribut (dobândesc o „literă” în plus la RUR, îmi suspend dreptul de semnătură o vreme, renunț la calitatea de verificator etc.) va conduce la o imediată revocare a certificatului, deci nici celelalte atribute, nemodificate nu vor putea fi exercitate prin semnătura electronică în cauză. Voi fi nevoit să achiziționez una nouă, cu noua combinație de atribute.

Ce trebuie să mai știu?

1. Fără să fie literalmente obligația mea sau a furnizorului de servicii de încredere, semnătura electronică calificată obținută trebuie să poată fi asociată cu o marcă temporală calificată, ceea ce nu se întâmplă din oficiu, iar ofertele comerciale sunt extrem de variate. Acest lucru este important, întrucât pentru autoritățile publice interesate este obligatoriu conform OUG 140/2020 să verifice existența mărcii temporale calificate. Dar dacă semnătura mea nu o are asociată? E posibil ca documentația să fie refuzată până la corectarea acestui aspect. Chiar dacă nu este un risc imediat, până se restructurează tehnic autoritățile pentru a realiza această verificare de profunzime va mai dura ceva, condiția este prevăzută și ar trebui să clarific acest aspect cu furnizorul meu de servicii.
2. Am obligația conform cadrului normativ să înștiințez Ordinul în termen de 5 zile cu privire la obținerea semnăturii electronice calificate profesionale, numele furnizorului și durata valabilității acesteia. Deși construim la OAR colaborarea tehnică necesară cu furnizorii de servicii de încredere pentru ca aceștia să preia printr-o procedură automată această sarcină a membrilor noștri, degrevându-i de un pas procedural, trebuie să mă asigur că acest lucru este preluat angajant de furnizorul meu. Dacă nu, trebuie să-mi îndeplinesc obligația, accesând acest link și îndeplinind procedura de completare ȘI TRIMITERE din formularul inteligent disponibil la această adresă (pentru completare si trimitere se va folosi Adobe Acrobat Reader disponibil gratuit pentru descarcare aici https://get.adobe.com/ro/reader/)
3. La fel cum nu am voie să dețin mai multe parafe profesionale de arhitect, la fel nu am voie să dețin mai multe semnături electronice profesionale cu același atribut, de exemplu „arh. DS”. Dar pot, evident, să am o parafă pentru utilizarea în mediul fizic și o semnătură pentru utilizare în mediul electronic. Știu că niciodată nu voi putea folosi ambele pe același proiect în aceeași fază, întrucât cel puțin fazele majore pot fi derulate doar fie într-un mediu, fie în celălalt. Deși putem imagina variante de migrare de la o fază la alta din mediul electronic în cel fizic și vice-versa, o astfel de tranziție poate aduce o sumă de riscuri de recunoaștere, transfer de responsabilitate etc.
4. În procesul de semnare electronic, atunci când sunt necesare și funcții suplimentare, acestea sunt posibile prin mici gesturi suplimentare (de regulă o bifă într-o fereastră din procesul de semnare). Am vorbit deja despre marca temporală calificată, dar mai este și nevoia de „sigilare electronică” a documentului semnat, cum este denumită în ordonanță – este vorba despre blocarea documentului, pentru a nu mai putea fi alterat ulterior. Deși operațiunile ulterioare semnării sunt afișate vizibil de soluția de semnare electronică (un mesaj de tipul „semnat valid dar modificat după semnare, prin adăugarea unei imagini pe pagina 7”), legiuitorul a considerat necesar ca înainte de momente cheie precum depunerea pentru obținerea autorizației sau avizului X, ultimul semnatar din eventualul șir de semnatari succesivi pe același document să blocheze documentul semnat, pentru a-i păstra integritatea și a evita chiar și eroarea umană pe mai departe.

Vă vom ține la curent, în articolele viitoare, cu dezvoltările legate de utilizarea acestei noi facilități-inițiative locale sau naționale ale Autorităților Publice care implementează fluxuri digitale de documente pentru sectorul construcțiilor, facilități oferite de furnizori sau actualizări ale legislației conexe. 

Mai multe despre avantajele semnăturii electronice calificate profesionale puteți citi AICI, iar despre cum folosim această semnătură, AICI.

arh. Alexandru Găvozdea, președinte OAR

arh. Cristian Oprea, VP TI&C OAR

ing. Andrei Nicoară, expert consultant