1
Standardele de organizare
2
Avantajele concursului de soluții
3
Mod de organizare
4
Puncte de vedere
3
Mod de organizare

Mod de organizare

CELE TREI CONDIȚII PRINCIPALE

Definirea obiectivului

Organizarea unui concurs poate începe doar după definirea clară a obiectivului de investiție. Clientul va întocmi un document cu datele de temă preliminarii care vor descrie obiectivul de investiție. Acestea trebuie să prezinte o idee clară despre ceea ce dorește să obțină clientul prin concurs și stau la baza elaborării documentației concursului. Pentru buna pregătire a unui concurs de soluții atât estimarea cheltuielilor pentru execuție și proiectare, cât și Tema de proiectare, vor fi întocmite în colaborare cu Organizatorul concursului care conține în echipă profesioniști cu expertiză în domeniu.

Un buget realist pentru organizarea concursului și pentru investiție

Succesul unui concurs de soluții depinde în mod fundamental de estimarea judicioasă a plafonului maximal de proiectare și investiție. Este important ca bugetul sau schema financiară stabilită potrivit aspirațiilor clientului să fie una realistă și corelată cu practica profesională internațională, raportată la investiții similare. Concurenții își vor baza propunerile pe acest buget, în sensul în care acesta devine un criteriu în alegerea anumitor soluții tehnice sau a anumitor concepte formale și funcționale.

Bugetul total estimat pentru achiziția serviciilor de proiectare prin concurs de soluții cuprinde trei capitole principale: bugetul aferent organizării concursului, fondul de premiere și costul serviciilor de proiectare.

O temă bine întocmită

Succesul unui concurs este influențat în mare măsură de calitatea temei de concurs. Tema trebuie să fie bine scrisă, lipsită de neclarități, cuprinzând toate informațiile necesare, enunțând clar cerințele și într-o manieră care să dea concurentului libertate de interpretare. De asemenea, studiile care însoțesc tema de concurs trebuie să ofere informațiile necesare fundamentării unor soluții elaborate cu profesionalism, și care să nu întâmpine obstacole în etape de proiectare ulterioare. Acest pas este esențial atât pentru buna evoluție a desfășurării concursului, cât și pentru implementarea proiectului câștigător.

ORGANIZAREA UNUI CONCURS, PE SCURT

1. Preliminarii

Clientul (Autoritatea Contractantă / Promotorul) vrea să afle:

  • cât costă?
  • cât durează?
  • cum se face?

Organizatorul urmează să stabilească:

  • tipul de concurs cel mai adecvat situației care face obiectul concursului;   
  • calendarul realist care să asigure o bună organizare și desfășurare a concursului;
  • bugetul care să poată asigura buna organizare în timpul dat.

La finalul acestui pas, Organizatorul și clientul (Autoritatea Contractantă / Promotorul) încheieun contract pentru organizarea concursului.

2. Contractul pentru organizarea concursului

Contractul stabilește, pe baza negocierii / înțelegerii dintre client (Autoritatea Contractantă / Promotor) și Organizator, următoarele aspecte:

  • responsabilitățile care revin fiecărei părți pentru buna organizare a concursului;
  • termenele de realizare a acestora;
  • tipurile de cheltuieli care vor fi plătite de client prin intermediul organizatorului.

3. Pregătirea documentației de concurs

Clientul (Autoritatea Contractantă / Promotorul):

  • Realizează studiile preliminare (studiul geotehnic, ridicarea topografică, documentații de urbanism, studii de peisaj, relevee ș.a.m.d.) și le livrează echipei de organizare a concursului;
  • Pune la dispoziție modelul de contract de servicii de proiectare care va fi încheiat cu câștigătorul concursului;

Organizatorul: 

  • Consiliază clientul (Autoritatea Contractantă / Promotorul) referitor la documentele și documentațiile necesare elaborării temei;
  • Întocmește Tema de concurs;
  • Întocmește Regulamentul concursului;
  • Pregătește, cu sprijinul clientului (Autorității Contractante / Promotorului), formularele de înscriere a participanților în concurs;
  • Propune lista membrilor juriului concursului, ce urmează a fi aprobată de către client (Autoritatea Contractantă / Promotor), și între care Autoritatea Contractantă / Promotorul poate numi maximum doi reprezentanți – un membru titular și un membru supleant.
  • Proiectează pagina oficială a concursului, secțiune a site-ului de Internet al OAR, care reprezintă modalitatea oficială de comunicare a concursului în mediul profesional. Pagina concursului conține prezentarea generală a competiției în limba română și engleză (după caz), permite concurenților înscrierea electronică și adresarea întrebărilor și facilitează publicarea răspunsurilor la întrebări, a anunțurilor relevante și a rezultatelor finale ale concursului.

4. Pregătirea lansării

Organizatorul:

  • Pregătește pachetul complet de concurs și eventuala lui traducere, în cazul unui concurs internațional, pentru încărcarea pe site-ul oficial al concursului și în platforma SEAP (în cazul unei investiții publice);
  • Elaborează justificarea criteriilor de atribuire, necesare aprobării concursului de către ANAP în platforma SEAP (în cazul unei investiții publice);

Autoritatea Contractantă / Promotorul:

  • În cazul unei investiții publice, după finalizarea temei și a regulamentului, postează concursul în platforma SEAP și așteaptă aprobarea de la ANAP.

5. Lansarea concursului

Obligațiile Organizatorului cuprind următoarele activități:

A. Încărcarea și publicarea pe site-ul oficial al concursului a anunțului, a datelor concursului și a documentației: tema, regulamentul, anexele – pachetul complet de concurs, în limba română și, dacă este cazul, în limba engleză.

B. Organizarea secretariatului de concurs cu următoarele îndatoriri:

  • Consemnează într-un tabel toți concurenții care se înscriu la concurs prin intermediul paginii oficiale de concurs;
  • Gestionează corespondența referitoare la concurs (înștiințări, informări ale secretariatului de concurs etc.) și oferă asistență tehnică;
  • Gestionează rundele de „Întrebări și Răspunsuri” (Q&A).


C. Organizarea vizitei la amplasament:

  • Concurenții care participă la vizita pe sit au posibilitatea de a face poze (documentație fotografică personală pentru concurs) și de a pune întrebări direct Consilierilor Profesionali;
  • Toate întrebările și răspunsurile date cu ocazia vizitei pe sit sunt consemnate și fac parte, împreună cu întrebările primite prin intermediul paginii oficiale a concursului și răspunsurile aferente, din documentul „Întrebări și Răspunsuri”, runda 1.

D. Gestionarea rundelor de întrebări și răspunsuri:

  • Documentul „Întrebări și Răspunsuri” este postat pe pagina oficială de internet a concursului și trimis prin e-mail tuturor concurenților care au trimis întrebări sau care s-au înscris la concurs;
  • Documentul „Întrebări și Răspunsuri” este document oficial al concursului și devine parte integrantă a documentației concursului. Organizatorul transmite Autorității Contractante / Promotorului documentul „Întrebări și Răspunsuri” în vederea publicării acestuia pe SEAP (în cazul unei investiții publice).

E. Asigurarea componentei de comunicare publică a concursului pe parcursul tuturor etapelor descrise mai sus.

6. Predarea proiectelor

Toate activitățile presupuse de această etapa revin în sarcina / obligația Organizatorului. 

A. Secretariatul de primire:

  • înregistrează proiectele primite (atribuie fiecărui proiect un număr de înregistrare);
  • înlătură semnele distinctive de pe colete;
  • poate respinge automat un proiect, în condițiile prevăzute de HG 395/2016, dacă acesta nu respectă termenul limită stabilit în calendarul procedurii, nu a achitat garanția de participare (în cazul în care participanților le este solicitată plata unei garanții de participare) sau a predat neconform plicul secretizat (predare separată sau lipirea acestuia în exteriorul ambalajului / tubului). În acest caz, secretariatul de primire întocmește un Proces Verbal de eliminare din concurs și anunță candidatul eliminat în termen de 24h;
  • întocmește un proces verbal de primire / predare a coletelor și le înmânează Comisiei tehnice.

B. Comisia tehnică:

  • pune numerele de concurs și șterge numerele de înregistrare;
  • verifică respectarea formală a temei și a regulamentului;
  • separă plicurile sigilate de piesele de concurs (planșele de concurs, Propunerea Financiară și, dacă este cazul, alte piese solicitate de temă și regulament);
  • întocmește un raport privitor la respectarea temei și a regulamentului de către proiectele înscrise în concurs și îl înaintează juriului (care este singurul care are dreptul să decidă eventuala descalificare a unui concurent în urma lucrărilor Comisiei tehnice).

7. Jurizarea concursului

Organizatorul se ocupă de următoarele aspecte:

A. Juriul aprobă raportul Comisiei tehnice și decide câte proiecte intră în procedura de jurizare.

B. Organizatorul facilitează jurizarea:

  • Pune la dispoziția juriului un secretar (arhitect) pe toată durata procesului de jurizare, care sprijină Juriul în întocmirea Raportului Juriului (raportul detaliază desfășurarea jurizării și include comentariile/concluziile juriului asupra proiectelor premiate, recomandările oferite proiectelor premiate, clasamentul și punctajul);
  • Asigură prezența, la dispoziția juriului, a consultanților tehnici și a elaboratorului temei – Consilierul profesional al concursului.

C. După jurizare, plicurile cu identitatea concurenților sunt deschise numai după semnarea de către toți membrii juriului a Raportului Juriului și a anexelor sale.

8. După jurizare

Autoritatea Contractantă / Promotorul are în sarcină:

A. Organizarea conferinței de presă, cu prezența Juriului, pentru anunțarea oficială a câștigătorilor și a expoziției cu proiectele participante la concurs.
B. Încărcarea rezultatelor concursului în SEAP, în cazul unei investiții publice.
C. Invitarea câștigătorului la procedura de negociere și încheierea contractul de proiectare.
D. Plata premiilor.


Organizatorul trebuie să îndeplinească următoarele activități:

A. Deschide plicurile care conțin identitatea tuturor concurenților.
B. Întocmește un tabel de corespondență între numărul de înregistrare, numărul de concurs și simbol de identitate proiect.
C. Publică acest tabel pe site-ul concursului.
D. Întocmește un tabel cu datele de identitate ale concurenților.
E. Procesează imaginile planșelor de concurs pentru a fi incluse în galeria virtuală a concursului împreună cu datele autorilor (cei care și-au dat acordul).
F. Întocmește pachetul de presă care conține comunicatul de presă, imagini ale proiectelor câștigătoare și extrase din Raportul Juriului.
G. Întocmește dosarul concursului pe care îl predă Autorității Contractante / Promotorului.

Pe tot parcursul concursului

Echipa de organizare OAR asigură consultanță și sprijin pe tot parcursul desfășurării concursului.

CONTEXT

Exemplul european

În Europa, procedura de achiziții prin concurs are o lungă istorie, dovedindu-și de-a lungul timpului eficiența în selecția soluțiilor celor mai bune. Astfel, de exemplu, între anii 2000 și 2011, în Marea Britanie, 57% dintre proiectele câștigătoare în urma unui concurs organizat de RIBA, construite, au câștigat un premiu de arhitectură.

Cadrul legislativ

Din punct de vedere legislativ, organizarea concursurilor în Romania intră sub incidența următoarelor regulamente și legislații locale și europene în vigoare:

  • Ghidul pentru organizarea concursurilor internaționale de arhitectură și urbanism al Uniunii Internaționale a Arhitecților
  • Legea Nr. 98/2016 privind modul de realizare a achizițiilor publice, procedurile de atribuire a contractelor de achiziție publică și de organizare a concursurilor de soluții, instrumentele și tehnicile specifice care pot fi utilizate pentru atribuirea contractelor de achiziție publică
  • Hotărârea Nr. 395/2016 din 2 iunie 2016 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractului de achiziție publică/acordului-cadru din Legea nr. 98/2016 privind achizițiile publice
Urmează
4 Puncte de vedere