Semnătura electronică calificată profesională

Webinar

Pentru multe alte subiecte de interes pentru arhitecți, vă invităm să accesați platforma edu.OAR!

Fondul legislativ

În data de 21 august 2020 a intrat in vigoare Ordonanța de urgență nr. 140/2020 pentru stabilirea unor măsuri privind utilizarea înscrisurilor în formă electronică în domeniile construcții, arhitectură și urbanism. Respectiv, în data 11 decembrie 2020 au fost aprobate, prin Ordinul nr. 4134/3875/2020, Normele Tehnice privind aplicarea OUG nr. 140/2020,

În acest fel, este simplificată procedura obținerii anumitor avize, acorduri, aprobări și autorizații emise de autoritățile și instituțiile competente prin eliminarea obligației de a transmite documentele în format fizic cu semnătură olografă și ștampilă sau parafă profesională. 

Prin urmare, arhitecții, auditorii energetici, experții tehnici, verificatorii de proiecte, responsabilii tehnici cu execuția, diriginții de șantier și alții asemenea pot elabora orice documente sau documentații cu semnătură electronică calificată în toate fazele de elaborare a documentației tehnice. 

De reținut faptul că documentațiile pot fi elaborate în format fizic și după intrarea în vigoare a acestei reglementări. Indiferent de suportul material, documentațiile au aceeași forță juridică.  

Din punct de vedere tehnic, certificatele digitale aferente semnăturilor electronice calificate profesionale conțin atribute specifice în funcție de calitatea profesională a solicitantului și de autoritatea competentă care a acordat dreptul de semnătură sau dreptul de practică. 

Notificarea OAR

Titularii certificatelor calificate pentru semnătură electronică sunt obligați să comunice către OAR, în termen de 5 zile, numele furnizorului care a eliberat certificatul calificat pentru semnătură electronică și perioada de valabilitate a acestuia, prin completarea și semnarea documentului PDF următor:

Prin apăsarea butonului ”Trimite formular” din PDF, după validare, formularul va fi atașat unui e-mail trimis către adresa: notificare_certificate@oar.archi. Este necesar să verificați trimiterea acestui e-mail în aplicația dvs. de e-mail. Dacă întâmpinați erori, documentul PDF poate fi transmis manual la adresa e-mail menționată.

Obligația menționată mai sus rezultă din art. 23 alin. (1) din Normele tehnice din 18 noiembrie 2020 privind aplicarea Ordonanței de urgență a Guvernului nr. 140/2020 pentru stabilirea unor măsuri privind utilizarea înscrisurilor în formă electronică în domeniile construcții, arhitectură și urbanism.

Avantajele

Avantajele practice sunt cele care au determinat OAR să depună pe parcursul anului 2020 eforturi pentru apariția cadrului legal necesar. Să vorbim deci despre viitorul nostru într-o lume deschisă și eficientă prin digitalizare.

Avem o profesie liberală și de echipă. Putem fi implicați în cele mai interesante proiecte, oriunde în România sau chiar UE. Pentru fiecare proiect vom fi într-o echipă poate și cu alți arhitecți, dar sigur cu specialiștii din celelalte domenii necesare construirii. Dar proiectul dorit poate fi într-o locație îndepărtată, iar echipa – răspândită geografic din cele mai diverse cauze. Da, putem schimba fișiere și discuta prin meet-uri online, însă vraja dispare atunci când teancul de hârtii ne așteaptă să-i aplicăm parafa!

Combinația parafă de arhitect/conductor arhitect și semnătură olografă poate fi înlocuită, în lumea digitală, cu o semnătură electronică calificată profesională pentru arhitecți, însoțită de aplicarea unei mărci temporale.

Semnătura calificată profesională poate fi utilizată inclusiv în situațiile care nu sunt necesare atributele specifice care atestă calificarea profesională. Semnătura electronică calificată profesională este recunoscută de către ANAF, dar și de alte autorități locale și centrale. Este important de știut că pot exista pași suplimentari pentru înregistrarea semnăturii cu diversele autorități.

Este o evoluție tehnologică importantă, dar nu o schimbare de sistem. Motivele și logica regulilor cu privire la utilizarea parafei de arhitect sunt egal valabile și regăsibile în utilizarea semnăturii electronice. Spre exemplu, OAR trebuie să știe că utilizați un astfel de certificat și poate determina suspendarea sa în aceleași situații în care parafa poate fi retrasă.

Un certificat calificat specific profesiei de arhitect este un certificat calificat clasic care conține, în plus, câteva informații specifice între atributele sale. El poate fi emis de către orice emitent european de certificate, dispus să-și adapteze procedura astfel încât să verifice existența dreptului de semnătură pe care îl va scrie în certificat. Pe măsură ce va afla de existența unui nou emitent OAR vă va informa cu privire la această nouă opțiune.

Iată cum arată aceste atribute vizualizate în populara aplicație Adobe Reader.

Prezența acestor atribute (unde 5276 este numărul TNA al posesorului), împreună cu verificările standard făcute de Adobe Reader în privința calificării semnăturii și mărcii temporale, acordă documentului aceeași valoare juridică precum cea obținută prin aplicarea parafei pe un document tipărit.

Cum se obține?

Deja putem solicita și obține o semnătură electronică calificată profesională pentru arhitecți. Instrumentul acesta ține loc, în mediul digital, combinației de parafă de arhitect/conductor arhitect și semnătură olografă.

Acest lucru este posibil datorită adoptării (și aprobării ulterioare prin lege) a OUG 140/2020, a aprobării normelor tehnice de aplicare prin Ordinul nr. 4134 / 3875 / 2020 și implementării de către OAR a unor mecanisme primare pentru asigurarea funcționării procesului în conformitate cu întreg cadrul normativ incident.

Dar cum fac, efectiv? De unde obțin „semnătura electronică calificată profesională”?

Pentru început, consult ofertele disponibile în piață. Semnături electronice calificate (spre deosebire de cele avansate sau simple) furnizează o serie de prestatori de servicii de încredere, autorizați să facă asta conform reglementărilor europene și naționale. Nu trebuie să mă limitez la furnizorii de servicii de încredere activi în România, pot accesa produse de acest tip de la orice furnizor din trust-list-ul european, pe care îl găsesc AICI.

Însă e cu siguranță mai confortabil să mă orientez spre furnizori din România, mai ales dacă nu sunt expert în instrumente digitale, identități electronice și specificații tehnice în mediul digital. Aceștia sunt AlfaTrust, DigiSign, Centrul de Calcul, Certsign, Namirial, Trans Sped.

În prezent nu există un parteneriat semnat între OAR și oricare dintre furnizori, așadar, nu există costuri preferențiale. 

Din punct de vedere legal, oricare dintre acești furnizori respectă aceleași condiții, care îmi vor asigura minimul de conformitate pentru tranziția spre semnarea digitală a proiectelor de arhitectură, cu toate documentele accesorii aferente.

Odată cu contactul inițial, îmi exprim interesul pentru achiziționarea acestui serviciu (pe un an sau mai mult, în funcție de ofertă), respectiv o semnătură electronică calificată, al cărei certificat calificat va conține acele elemente specifice, stabilite de reglementările în vigoare, care să îl facă efectiv echivalentul digital al semnăturii olografei pe parafa de arhitect aplicată în original.

Primul pas pe care îl face furnizorul este să mă identifice pe baza actului de identitate (buletin, carte de identitate, pașaport, act de rezidență), corelarea fundamentală necesară fiind între nume & prenume, fotografie – persoană și cod numeric personal (sau echivalentul din actul de rezidență, pentru cetățeni străini).

În baza cererii mele, care trebuie să conțină consimțământul meu în acest sens, furnizorul este îndreptățit conform cadrului normativ să interogheze lista sigură pusă la dispoziție de OAR, pentru solicitant, regăsind în respectiva listă:

• numele și prenumele;
• numărul TNA;
• calitatea profesională (titlul conferit prin diplomă, recunoscut la nivel european);
• titlul de calificare (deocamdată arhitect cu drept de semnătură – arh. DS sau conductor arhitect cu drept de semnătură – c. arh. DS);
• un cod secretizat care se poate valida doar prin corespondența corectă cu CNP-ul furnizat de mine la identificare.

Dacă toate aceste date sunt conforme cu cele furnizate de mine (cel puțin trebuie să furnizez nume & prenume și CNP), furnizorul are garanția unei informații sigure că eu sunt îndreptățit să primesc o semnătură electronică profesională de arhitect/conductor arhitect la acel moment – lista se actualizează ori de câte ori apar modificări în Tabloul Național al Arhitecților (TNA) care afectează lista deținătorilor de drept de semnătură activ, conferit de OAR.

În cazul în care un furnizor de servicii de încredere îmi solicită alte informații în legătură cu profesia (copie după diplomă, copie după certificat sau legitimație OAR etc.), acest lucru denotă fie o neînțelegere, fie o pregătire superficială a lucrătorului cu care interacționez. Ca și în multele situații profesionale, pot opta să-i prezint ce-mi solicită sau să ajut la corectarea solicitării neconforme. Nu este și cazul informațiilor legitime ce țin de identificarea persoanelor, la care sunt îndreptățiți. Dar cele profesionale trebuie și pot fi verificate direct și chiar automat de către furnizorul de servicii. Dacă apar probleme în acestă etapă, vă recomandăm să ne contactați.

În funcție de opțiunea mea, aș putea să solicit un singur certificat cu multiple titluri de calificare, dacă le dețin: arhitect cu DS, verificator de proiecte, specialist RUR, specialist MC etc. Trebuie doar să fiu conștient că modificarea oricărui atribut (dobândesc o „literă” în plus la RUR, îmi suspend dreptul de semnătură o vreme, renunț la calitatea de verificator etc.) va conduce la o imediată revocare a certificatului, deci nici celelalte atribute, nemodificate nu vor putea fi exercitate prin semnătura electronică în cauză. Voi fi nevoit să achiziționez una nouă, cu noua combinație de atribute.

Ce trebuie să mai știu?

1. Semnătura electronică calificată obținută trebuie să poată fi asociată cu o marcă temporală calificată, un serviciu suplimentar oferit de furnizori la momentul aplicării semnăturii, iar ofertele comerciale sunt extrem de variate. Acest lucru este important, întrucât pentru autoritățile publice interesate este obligatoriu conform OUG 140/2020 să verifice existența mărcii temporale calificate. Chiar dacă nu este un risc imediat și va mai dura până când autoritățile vor implementa tehnic verificarea mărcii temporale calificată, condiția este prevăzută și ar trebui să clarific acest aspect cu furnizorul meu de servicii. Dar dacă semnătura mea nu o are asociată? E posibil ca documentația să fie refuzată până la corectarea acestui aspect.
2. Arhitecții au obligația conform cadrului normativ să înștiințez Ordinul în termen de 5 zile cu privire la obținerea semnăturii electronice calificate profesionale, numele furnizorului și durata valabilității acesteia. Deși construim la OAR colaborarea tehnică necesară cu furnizorii de servicii de încredere pentru ca aceștia să preia printr-o procedură automată această sarcină a membrilor noștri, degrevându-i de un pas procedural, trebuie să mă asigur că acest lucru este preluat angajant de furnizorul meu. Dacă nu, trebuie să-mi îndeplinesc obligația, accesând acest link și îndeplinind procedura de completare ȘI TRIMITERE din formularul inteligent disponibil la această adresă (pentru completare si trimitere se va folosi Adobe Acrobat Reader disponibil gratuit pentru descărcare aici https://get.adobe.com/ro/reader/)
3. La fel cum nu am voie să dețin mai multe parafe profesionale de arhitect, la fel nu am voie să dețin mai multe semnături electronice profesionale cu același atribut, de exemplu „arh. DS”. Dar pot, evident, să am o parafă pentru utilizarea în mediul fizic și o semnătură pentru utilizare în mediul electronic. Știu că niciodată nu voi putea folosi ambele pe același proiect în aceeași fază, întrucât cel puțin fazele majore pot fi derulate doar fie într-un mediu, fie în celălalt. Deși putem imagina variante de migrare de la o fază la alta din mediul electronic în cel fizic și vice-versa, o astfel de tranziție poate aduce o sumă de riscuri de recunoaștere, transfer de responsabilitate etc.
4. În procesul de semnare electronic, atunci când sunt necesare și funcții suplimentare, acestea sunt posibile prin mici gesturi suplimentare (de regulă o bifă într-o fereastră din procesul de semnare). Am vorbit deja despre marca temporală calificată, dar mai este și nevoia de „sigilare electronică” a documentului semnat, cum este denumită în ordonanță – este vorba despre blocarea documentului, pentru a nu mai putea fi alterat ulterior. Deși operațiunile ulterioare semnării sunt afișate vizibil de soluția de semnare electronică (un mesaj de tipul „semnat valid dar modificat după semnare, prin adăugarea unei imagini pe pagina 7”), legiuitorul a considerat necesar ca înainte de momente cheie precum depunerea pentru obținerea autorizației sau avizului X, ultimul semnatar din eventualul șir de semnatari succesivi pe același document să blocheze documentul semnat, pentru a-i păstra integritatea și a evita chiar și eroarea umană pe mai departe.

Vă vom ține la curent cu dezvoltările legate de utilizarea acestei noi facilități-inițiative locale sau naționale ale Autorităților Publice care implementează fluxuri digitale de documente pentru sectorul construcțiilor, facilități oferite de furnizori sau actualizări ale legislației conexe. 

Cum o folosim?

Dacă până acum am arătat ce este și cum se obține semnătura electronică calificată profesională pentru arhitecți și ce probleme rezolvă ea, acum arătăm cum vom obține rezultate. Este simplu, în esență cauciucul parafei este înlocuit de certificatul profesional, iar aplicarea parafei pe un document este echivalentă cu folosirea aplicației de semnare.

Merită însă mai întâi semnalate câteva avantaje ale semnăturii electronice față de cea olografă.

În primul rând, aceasta nu poate fi falsificată, la fel cum documentul nu poate fi modificat ulterior odată semnat. Furnizorul certificatului este obligat prin lege să aibă o asigurare profesională pentru daunele ce vi le-ar putea produce, mulți au chiar valori asigurate impresionante, expresie a încrederii în serviciul oferit și totodată posibil criteriu de selecție pentru dvs. Verificarea unei semnături este instantanee, vă recomandăm site-ul pus la dispoziție de Comisia Europeană în acest scop.

Controlul dvs. exclusiv asupra aplicării semnăturii este esențial. Pentru aceasta vor fi necesare întotdeauna două etape de autentificare înaintea aplicării semnăturii. Fie veți avea nevoie de un dispozitiv criptografic (asemănător unui stick de memorie USB) și o parolă, fie veți avea nevoie de o parolă și un al doilea cod dinamic, generat de o aplicație sau primit prin SMS în cazul unui certificat ”în cloud”. În oricare dintre variante, cu ocazia semnării se poate aplica și marca temporală, acțiune impusă de lege pentru documentele din domeniul construcțiilor, dacă aveți și acest serviciu activat. Majoritatea furnizorilor de certificate calificate includ gratuit și un număr lunar de marcări temporale – un alt criteriu de selecție pentru dvs.

Puteți semna orice tip de fișier pentru că o semnătură poate încapsula orice, putând fi și un container precum formatul ZIP. Spre deosebire de acesta însă nu este bine să semnați un pachet de documente pentru că nu le veți putea separa niciodată fără a distruge semnătura. Poate fi util pentru documentele de lucru, însă normele pun accentul pe documentele de tip PDF semnate intern dintr-un motiv simplu: toată lumea are aplicația gratuită Adobe Reader, iar aceasta oferă verificarea automată a semnăturii la deschiderea documentului.

Fișierele de lucru, formate tehnice sau PDF, stau și astăzi în servicii online precum Google Drive sau Microsoft OneDrive, chiar și Digi Storage dacă preferați un serviciu național. Au avantaje certe precum back-up automat și posibilitatea de a partaja fișierul cu ceilalți membri ai echipei. În viitor credem că vom migra către servicii mai inteligente care înțeleg natura documentului și fluxul său specific de lucru.

Acest tip de serviciu poate fi configurat să monitorizeze stadiul colectării semnăturilor profesionale necesare pentru un anume tip de proiect, să emită alerte și notificări. În mod sigur această abordare se va regăsi în viitoarea generație de aplicații de document management utilizate de acele autorități care primesc dosarele noastre, iar imposibilitatea de verificare automată, în lipsa semnăturii noastre profesionale electronice, va duce la întârzierea obținerii avizului sau autorizației.

Astfel de servicii online există deja în România, de la furnizori locali sau internaționali. Odată cu răspândirea semnăturilor electronice profesionale, OAR va identifica un furnizor cu servicii complete și prețuri rezonabile pe platfoma căruia va configura modele de fluxuri și reguli specifice activității noastre de coordonare a proiectului unei construcții, astfel încât să ofere membrilor săi un exemplu clar și concret al avantajelor specifice lucrului digital.

Semnătura calificată profesională poate fi utilizată inclusiv în situațiile care nu sunt necesare atributele specifice care atestă calificarea profesională. Semnătura electronică calificată profesională este recunoscută de către ANAF, dar și de alte autorități locale și centrale. Este important de știut că pot exista pași suplimentari pentru înregistrarea semnăturii cu diversele autorități.