Clarificări cu privire la procesul de vot electronic: Cum funcționează și care sunt pașii necesari desfășurării votului?
În pregătirea conferințelor teritoriale ale Ordinului Arhitecților din România, vă transmitem câteva informații privind desfășurarea votului electronic, astfel încât fiecare membru să cunoască din timp pașii procedurali, modul de autentificare, măsurile de verificare și regulile aplicabile în cazul eventualelor incidente sau contestații.
Votul electronic se desfășoară în baza Procedurii privind Votul Electronic în cadrul OAR, aprobată prin Hotărârea Consiliului Național nr. 1271/10.11.2025. Procedura este aplicabilă atât la nivel național, cât și la nivelul filialelor teritoriale și reglementează exprimarea votului printr-un sistem informatic dedicat, cu respectarea tipului de vot stabilit pentru fiecare punct aflat pe ordinea de zi. Scopul utilizării votului electronic este de a asigura un proces mai rapid, mai clar și mai ușor de verificat, reducând riscul erorilor de numărare și permițând generarea automată a rapoartelor după închiderea votului.
Conferințele teritoriale se organizează cu prezență fizică, votul electronic nu înseamnă vot la distanță și nu înlocuiește verificarea prezenței în sală. Dimpotrivă, exprimarea votului electronic este condiționată de înregistrarea membrului la conferință și de verificarea dreptului său de vot. La sosirea la conferință, fiecare membru se legitimează cu cartea de identitate și confirmă numărul TNA. Numărul TNA este folosit pentru completarea listei de prezență în format electronic , documentul operațional utilizat ulterior pentru constituirea listei de votanți în platforma de vot.
Pe baza numărului TNA, operatorul verifică datele membrului: numele, adresa de e-mail și numărul de telefon existente în evidențele OAR. Aceste date vor fi citite înapoi membrului, pentru confirmare. Vă rugăm să verificați cu atenție adresa de e-mail și numărul de telefon comunicate la înregistrare, deoarece acestea sunt folosite pentru transmiterea datelor individuale de acces la vot. Dacă observați că datele sunt greșite, incomplete sau nu mai sunt actuale, vă rugăm să semnalați acest lucru imediat operatorului, înainte de închiderea listei de prezență și înainte de pornirea votului.
Mai jos regăsiți un exemplu de votare posibilă cu parcurs prin intermediul unui smartphone.
Pașii necesari în urma autentificării
După finalizarea înregistrării membrilor prezenți și cu drept de vot, lista de prezență este introdusă în platforma de vot. Doar membrii validați ca prezenți și cu drept de vot sunt incluși în scrutinul electronic. Pentru fiecare membru inclus în lista de votanți, platforma va comunica electronic la primul vot din conferință cheia de acces și parolă. Aceste credențiale sunt personale, se folosesc exclusiv de către membrul căruia i-au fost atribuite și nu trebuie comunicate altor persoane. Transmiterea cheii de acces, a parolei sau a linkului de vot către o altă persoană poate afecta integritatea procesului de vot și poate fi analizată potrivit reglementărilor aplicabile.
Datele de acces vor fi transmise prin canalele configurate pentru conferință, de regulă prin e-mail și/sau WhatsApp. Membrii sunt rugați să aibă asupra lor un telefon mobil funcțional, încărcat și conectat la internet, precum și acces la adresa de e-mail și/sau la numărul de telefon confirmate la înregistrare. Pentru situațiile în care un membru nu poate utiliza propriul telefon, nu are acces la e-mail sau WhatsApp ori întâmpină dificultăți tehnice, organizatorii vor asigura sprijin tehnic în sală, în condiții care să nu permită accesul personalului de suport la opțiunea de vot exprimată de membru.
Înaintea voturilor cu efect asupra deciziilor conferinței, va fi organizat un vot de test, fără miză reală și fără efect juridic asupra ordinii de zi. Acest vot de test are rolul de a familiariza membrii cu platforma și cu pașii de vot, dar și de a identifica eventuale probleme tehnice: date de contact greșite, mesaje care nu au ajuns, dificultăți de autentificare, dispozitive incompatibile sau neclarități privind parcurgerea buletinului de vot. Dacă nu primiți datele de acces, dacă nu puteți intra în platformă sau dacă întâmpinați orice altă problemă la votul de test, vă rugăm să vă adresați imediat echipei de suport din sală. Scopul acestui test este ca eventualele probleme să fie corectate înaintea votului propriu-zis.
Fiecare vot va fi deschis separat, pentru punctul sau punctele anunțate de președintele de ședință. Membrii nu pot vota înainte ca votul respectiv să fie deschis în platformă. Înaintea fiecărui scrutin, se va anunța clar tipul votului: vot deschis sau vot secret. Sistemul este configurat în funcție de tipul votului anunțat. Pentru fiecare subiect supus votului, platforma permite înregistrarea unui singur vot valabil pentru fiecare membru. După exprimarea și transmiterea votului, acesta nu poate fi multiplicat printr-o nouă accesare a platformei.
Pentru accesarea votului, membrul va deschide mesajul primit prin e-mail sau WhatsApp și va apăsa butonul sau linkul de acces. În platformă vor fi vizibile datele de autentificare necesare, respectiv cheia de acces și parola, sau acestea vor fi introduse potrivit instrucțiunilor afișate. După autentificare, membrul accesează buletinul de vot disponibil. Platforma afișează secțiunile buletinului și opțiunile de vot. Membrul citește instrucțiunile, selectează opțiunea sau opțiunile dorite și continuă către pagina de verificare.
Înainte de transmiterea votului, platforma afișează o pagină de revizuire a opțiunilor selectate. Vă rugăm să citiți cu atenție opțiunile afișate pe această pagină. Dacă observați o eroare sau doriți să modificați opțiunea, reveniți la buletinul de vot și corectați selecția. Dacă opțiunile sunt corecte, apăsați butonul de trimitere pentru înregistrarea votului. După transmitere, platforma afișează confirmarea votului, împreună cu data, ora și un cod de confirmare. Dacă urmează un alt vot, veți putea accesa votul următor atunci când acesta va fi deschis.
În cazul votului deschis, opțiunea exprimată este asociată identității votantului, în condițiile procedurii aplicabile. Rezultatul votului deschis poate include votul nominal, cu respectarea limitelor privind protecția datelor și a deciziei forului. Rezultatul se face public doar după închiderea votului. Pe durata desfășurării votului nu se afișează și nu se comunică rezultate parțiale sau intermediare.
În cazul votului secret, platforma este configurată astfel încât rezultatele generate după închiderea votului să fie agregate, fără afișarea opțiunii exprimate de fiecare votant. Procedura privind votul electronic prevede separarea identității votantului de opțiunea exprimată și interzice păstrarea unor date care ar permite refacerea acestei legături. Criptarea asimetrică a identității și anonimizarea buletinelor de vot se fac la momentul exprimării votului de platforma ElectionBuddy, echipa tehnică sau alți votanți nu pot reconstitui legătura dintre votant și opțiunea de vot exprimată. Prin urmare, pentru votul secret nu se publică voturi nominale, ci doar rezultatul agregat al scrutinului.
Votul electronic în conferință fizică a fost ales pentru a păstra cadrul de deliberare și participare al conferinței cu prezență în sală, dar și pentru a reduce vulnerabilitățile votului pe hârtie, în special cele legate de numărarea manuală, erorile de completare, interpretarea buletinelor sau durata centralizării rezultatelor. Această modalitate nu este identică cu votul complet online. În conferințele teritoriale cu prezență fizică, verificarea identității și a dreptului de vot se face la fața locului, prin legitimare cu cartea de identitate și prin înscrierea pe lista de prezență în format electronic. Platforma este apoi folosită pentru exprimarea, numărarea și raportarea votului.
În ceea ce privește prezența în sală, membrii validați pentru vot sunt cei înregistrați la conferință. Organizatorii pot face verificări suplimentare de prezență la momentele relevante ale ședinței, potrivit regulilor stabilite pentru conferință. Părăsirea sălii, transmiterea datelor de acces către altă persoană sau folosirea credențialelor de către o altă persoană decât membrul căruia i-au fost atribuite sunt situații care pot afecta corectitudinea procesului și trebuie semnalate comisiei competente. Orice suspiciune concretă va fi analizată pe baza faptelor, a documentelor de prezență, a rapoartelor generate de platformă și a jurnalelor tehnice disponibile.
Pe durata conferinței, echipa tehnică oferă sprijin pentru probleme de acces, fără a interveni asupra opțiunilor de vot ale membrilor. Suportul tehnic poate ajuta la identificarea mesajului primit, la accesarea platformei, la remedierea unei date de contact greșite sau la folosirea unui dispozitiv pus la dispoziție în sală, dacă este cazul. Personalul de suport nu trebuie să cunoască și nu trebuie să influențeze opțiunea de vot a membrului.
Ce se întămplă după încheierea votului
După închiderea fiecărui vot, platforma blochează exprimarea de noi voturi pentru acel scrutin și generează rapoartele corespunzătoare tipului de vot. Comisia competentă verifică rapoartele, consemnează rezultatul în procesul-verbal și certifică respectarea tipului de vot aplicat. Rezultatele sunt comunicate după închiderea votului, nu pe parcursul desfășurării acestuia. După anunțarea rezultatelor votului închis, președintele de ședință va anunța dacă este nevoie de organizarea unui tur de vot suplimentar, necesar pentru departajare și balotaj. În această situație este nevoie să rămâneți în sala de ședință pentru noul tur de vot.
Dacă apar incidente tehnice, neclarități sau suspiciuni privind funcționarea sistemului electronic de vot, acestea trebuie semnalate imediat comisiei sau echipei de suport, pentru a putea fi consemnate și analizate. Potrivit procedurii, orice contestație privind funcționarea sistemului electronic de vot se depune în scris la comisia electorală, în termen de maximum 24 de ore de la anunțarea oficială a rezultatelor. Contestația trebuie motivată în fapt și în drept. Comisia competentă analizează contestația pe baza rapoartelor oficiale și a jurnalului de audit generat de sistemul de vot și emite o soluție în termenul prevăzut de procedură.
Înțelegem că trecerea la votul electronic poate ridica întrebări firești. Din acest motiv, înaintea voturilor propriu-zise, vor fi explicate etapele procesului, va fi organizat votul de test, iar membrii vor putea solicita sprijin tehnic. Vă rugăm să participați la etapa de înregistrare cu atenție, să confirmați corectitudinea datelor de contact, să nu comunicați altor persoane datele de acces și să semnalați imediat orice problemă întâmpinată.
Prin respectarea acestor pași, votul electronic poate fi desfășurat într-un mod clar, verificabil și conform procedurii OAR, cu protejarea dreptului fiecărui membru de a-și exprima votul.
Regulamentul privind Votul Electronic în cadrul Ordinului Arhitecților din România, poate fi consultat aici.
