Votul electronic
În pregătirea Conferinței Naționale a Ordinului Arhitecților din România, vă transmitem câteva informații privind desfășurarea votului electronic, astfel încât fiecare delegat să cunoască din timp pașii procedurali, modul de autentificare, măsurile de verificare a prezenței și regulile aplicabile în cazul eventualelor incidente sau contestații.
Votul electronic se desfășoară în baza Procedurii privind Votul Electronic în cadrul OAR, aprobată prin Hotărârea Consiliului Național nr. 1271/10.11.2025. Procedura este aplicabilă atât la nivel național, cât și la nivelul filialelor teritoriale și reglementează exprimarea votului printr-un sistem informatic dedicat, cu respectarea tipului de vot stabilit pentru fiecare punct aflat pe ordinea de zi. Scopul utilizării sistemului electronic este de a asigura un proces mai rapid, mai clar și mai ușor de verificat, reducând riscul erorilor de numărare și permițând generarea automată a rapoartelor după închiderea fiecărui vot.
Conferința Națională se desfășoară cu prezență fizică. Utilizarea votului electronic nu înseamnă vot la distanță și nu permite exprimarea votului din afara locului de desfășurare a conferinței. Sistemul electronic este utilizat exclusiv ca instrument de exprimare, numărare, verificare și raportare a votului în cadrul unei ședințe fizice, cu participarea delegaților în incinta conferinței.
Dreptul de vot aparține exclusiv delegaților validați ai filialelor teritoriale, potrivit Regulamentului de organizare și funcționare al OAR. Pentru fiecare zi a Conferinței Naționale, prezența delegaților se stabilește la începutul zilei, prin înregistrare la fața locului. La sosirea la conferință, fiecare delegat se legitimează cu cartea de identitate sau pașaportul și confirmă numărul TNA. Numărul TNA este folosit pentru completarea listei de prezență în format electronic, document operațional utilizat ulterior pentru constituirea listei de votanți în platforma de vot.
Mai jos regăsiți un exemplu de votare posibilă cu parcurs prin intermediul unui smartphone.
Pașii necesari în urma autentificării
Înregistrarea prezenței la începutul fiecărei zile este necesară pentru stabilirea cvorumului și pentru configurarea corectă a listei de votanți. Doar delegații validați ca prezenți în ziua respectivă și care au drept de vot sunt incluși în scrutinurile electronice desfășurate în acea zi. În cazul unei conferințe desfășurate pe două zile, lista de prezență se actualizează separat pentru fiecare zi, înaintea deschiderii lucrărilor.
Pe baza numărului TNA, operatorul verifică datele delegatului: numele, adresa de e-mail și numărul de telefon existente în evidențele OAR. Aceste date vor fi citite înapoi delegatului, pentru confirmare. Vă rugăm să verificați cu atenție adresa de e-mail și numărul de telefon comunicate la înregistrare, deoarece acestea sunt folosite pentru transmiterea datelor individuale de acces la vot. Dacă observați că datele sunt greșite, incomplete sau nu mai sunt actuale, vă rugăm să semnalați acest lucru imediat operatorului, înainte de închiderea listei de prezență și înainte de deschiderea primului vot.
După finalizarea înregistrării delegaților prezenți și cu drept de vot, lista de prezență este introdusă în platforma de vot. Pentru fiecare delegat inclus în lista de votanți, platforma va comunica electronic cheia de acces și parola, potrivit canalelor configurate pentru conferință. Aceste credențiale sunt personale, se folosesc exclusiv de către delegatul căruia i-au fost atribuite și nu trebuie comunicate altor persoane. Transmiterea cheii de acces, a parolei sau a linkului de vot către o altă persoană poate afecta integritatea procesului de vot și poate fi analizată potrivit reglementărilor aplicabile.
Datele de acces vor fi transmise prin canalele configurate pentru Conferința Națională, de regulă prin e-mail și/sau WhatsApp. Delegații sunt rugați să aibă asupra lor un telefon mobil funcțional, încărcat și conectat la internet, precum și acces la adresa de e-mail și/sau la numărul de telefon confirmate la înregistrare. Pentru situațiile în care un delegat nu poate utiliza propriul telefon, nu are acces la e-mail sau WhatsApp ori întâmpină dificultăți tehnice, organizatorii vor asigura sprijin tehnic în sală, în condiții care să nu permită personalului de suport să cunoască sau să influențeze opțiunea de vot exprimată.
Înaintea voturilor cu efect asupra deciziilor Conferinței Naționale, va fi organizat un vot de test, fără miză reală și fără efect juridic asupra ordinii de zi. Acest vot de test are rolul de a familiariza delegații cu platforma și cu pașii de vot, dar și de a identifica eventuale probleme tehnice: date de contact greșite, mesaje care nu au ajuns, dificultăți de autentificare, dispozitive incompatibile sau neclarități privind parcurgerea buletinului de vot. Dacă nu primiți datele de acces, dacă nu puteți intra în platformă sau dacă întâmpinați orice altă problemă la votul de test, vă rugăm să vă adresați imediat echipei de suport din sală.
Fiecare vot va fi deschis separat, pentru punctul sau punctele anunțate de președintele de ședință. Delegații nu pot vota înainte ca votul respectiv să fie deschis în platformă. Înaintea fiecărui scrutin, se va anunța clar tipul votului: vot deschis sau vot secret. Sistemul este configurat în funcție de tipul votului anunțat. Pentru fiecare subiect supus votului, platforma permite înregistrarea unui singur vot valabil pentru fiecare delegat.
Prezența fizică a delegatului în incinta Conferinței Naționale este obligatorie pe durata desfășurării fiecărui vot. Votul electronic utilizat în cadrul Conferinței Naționale nu este un instrument prin care votul poate fi exprimat de oriunde, ci un sistem de numărare și raportare a votului exprimat în cadrul unei ședințe fizice. Delegatul care nu se află în incinta conferinței la momentul desfășurării unui vot nu poate exprima votul pentru acel scrutin de la distanță și nu poate transmite datele sale de acces unei alte persoane.
Organizatorii pot efectua verificări suplimentare de prezență la momentele relevante ale ședinței, inclusiv înaintea sau pe durata unui scrutin, potrivit regulilor stabilite pentru Conferința Națională. Părăsirea incintei conferinței pe durata votului, transmiterea datelor de acces către altă persoană sau folosirea credențialelor de către o altă persoană decât delegatul căruia i-au fost atribuite sunt situații care pot afecta corectitudinea procesului și trebuie semnalate comisiei competente. Orice suspiciune concretă va fi analizată pe baza faptelor, a documentelor de prezență, a rapoartelor generate de platformă și a jurnalelor tehnice disponibile.
În cazul votului deschis, opțiunea exprimată este asociată identității votantului, în condițiile procedurii aplicabile. Rezultatul votului deschis poate include votul nominal, cu respectarea limitelor privind protecția datelor și a deciziei forului. Rezultatul se face public doar după închiderea votului. Pe durata desfășurării votului nu se afișează și nu se comunică rezultate parțiale sau intermediare.
În cazul votului secret, platforma este configurată astfel încât rezultatele generate după închiderea votului să fie agregate, fără afișarea opțiunii exprimate de fiecare votant. Procedura privind votul electronic prevede separarea identității votantului de opțiunea exprimată și interzice păstrarea unor date care ar permite refacerea acestei legături. Prin urmare, pentru votul secret nu se publică voturi nominale, ci doar rezultatul agregat al scrutinului.
Pe durata Conferinței Naționale, echipa tehnică oferă sprijin pentru probleme de acces, fără a interveni asupra opțiunilor de vot ale delegaților. Suportul tehnic poate ajuta la identificarea mesajului primit, la accesarea platformei, la remedierea unei date de contact greșite sau la folosirea unui dispozitiv pus la dispoziție în sală, dacă este cazul. Personalul de suport nu trebuie să cunoască și nu trebuie să influențeze opțiunea de vot a delegatului.
Ce se întâmplă după încheierea votului?
După închiderea fiecărui vot, platforma blochează exprimarea de noi voturi pentru acel scrutin și generează rapoartele corespunzătoare tipului de vot. Comisia competentă verifică rapoartele, consemnează rezultatul în procesul-verbal și certifică respectarea tipului de vot aplicat. Rezultatele sunt comunicate după închiderea votului, nu pe parcursul desfășurării acestuia.
Dacă apar incidente tehnice, neclarități sau suspiciuni privind funcționarea sistemului electronic de vot, acestea trebuie semnalate imediat comisiei sau echipei de suport, pentru a putea fi consemnate și analizate. Potrivit procedurii, orice contestație privind funcționarea sistemului electronic de vot se depune în scris la comisia competentă, în termen de maximum 24 de ore de la anunțarea oficială a rezultatelor. Contestația trebuie motivată în fapt și în drept. Comisia competentă analizează contestația pe baza rapoartelor oficiale și a jurnalului de audit generat de sistemul de vot și emite o soluție în termenul prevăzut de procedură.
Prin respectarea acestor pași, votul electronic poate fi desfășurat într-un mod clar, verificabil și conform procedurii OAR, cu protejarea dreptului fiecărui delegat prezent de a-și exprima votul în cadrul Conferinței Naționale.
Regulamentul privind Votul Electronic în cadrul Ordinului Arhitecților din România, poate fi consultat aici.
